Відділ реєстрації зразків та оформлення документів є структурним підрозділом  ДУ  «Житомирська ФВЛ ДПСС».  Лабораторія підпорядкована Державній службі з питань безпечності харчових продуктів.

Основними завданнями відділу є:

  • прийом зразків на проведення випробувань (фітосанітарної експертизи) та реєстрація об`єктів регулювання, що імпортуються, експортуються, реекспортуються, перевозяться в межах України або транзитом територією України;
  • прийом зразків на проведення випробувань (визначення посівних якостей насіння та якості зерна) та реєстрація;
  • своєчасно повідомляти відповідним підрозділам лабораторії про надходження зразків;
  • оформлення відповідної документації в програмному комплексі LIMS (Laboratory Information Management System);
  • оформлювати  висновки фітосанітарної експертизи, протоколи про результати досліджень
  • проведення роз`яснення запитів замовників та надання фахових консультацій;
  • забезпечувати конфіденційність інформації  щодо результатів випробувань продукції;
  •  ведення необхідного планування та надання звітності роботи  відділу.

До компетенції відділу належать:

  • прийом зразків  об`єктів регулювання, що імпортуються, експортуються, реекспортуються, перевозяться в межах України або транзитом територією України;
  • прийом зразків на проведення випробувань (визначення посівних якостей насіння та якості зерна) та реєстрація;
  •  ідентифікація зразків об’єктів регулювання шляхом присвоєння ідентифікаційного номера під час реєстрації у відповідних журналах;
  •  контроль оплати за проведення експертизи;
  •  ведення нормативної документації;
  •  пропаганда знань у сферах карантину та захисту рослин;
  •  зберігання зразків об’єктів регулювання;
  •  виконання інших функцій, визначених законодавством України;
  •  участь у проведенні стажувань, семінарів, тренінгів, конференцій в межах компетенції;